В мы рассматривали сущность бухгалтерских документов, их роль и назначение. О видах бухгалтерских документах и классификации документов в бухгалтерском учете расскажем в нашем материале.

Виды бухгалтерских документов

Систему документов бухгалтерского учета можно представить в виде пирамиды, где в основе лежат первичные учетные документы (документы первого уровня в бухгалтерском учете) как самый многочисленный пласт бухгалтерских документов, а на верхушке пирамиды - бухгалтерская и налоговая отчетность. В средней части могут быть расположены различного рода регистры, призванные систематизировать и накапливать информацию о фактах хозяйственный жизни организации, которые уже отражены в системе бухгалтерского учета.

Оправдательные документы в бухгалтерском учете

Говоря о первичных документах, мы имеем в виду не только первичные учетные документы, которым посвящена ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , но и иные документы, используемые в бухгалтерском учете для совершения бухгалтерских записей. К примеру, счет-фактура не является первичным учетным документом, поскольку ее составлением не оформляется факт хозяйственной жизни. При отгрузке таким документом будет товарная накладная. Но на основании правильно оформленного счета-фактуры может быть произведена запись по возмещению НДС из бюджета (Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» — Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»). В то же время, пара «накладная - счет-фактура» или «акт - счет-фактура» обычно рассматривается как комплект первички, подтверждающей совершение хозяйственной операции. Их в совокупности также часто называют закрывающими бухгалтерскими документами.

Операции, совершаемые хозяйствующими субъектами, имеют разные цели и смысловое содержание. Это находит отражение в бумагах, опосредующих те или иные сделки. Классификация бухгалтерских документов помогает разделить их на группы, имеющие однородные признаки. Это упрощает взаимодействие ответственных лиц с информацией: проверку, первичную обработку, создание проводок в учетной программе и организацию хранения.

Классификацией называется группировка документации, поступающей в компанию, по определенным признакам. К числу последних относится:

назначение документов;
место формирования бумаги;
степень обобщения содержащихся сведений;
особенности охвата бизнес-операций и т.д.

В зависимости от того, к какой группе относится бумага, меняются требования к ее обязательным реквизитам, структуре, юридическому оформлению.

По месту формирования выделяются следующие самостоятельные виды бухгалтерских документов:

1. Внутренние

Это документы, издаваемые на предприятии и используемые для его внутренних нужд. К их числу относятся авансовые отчеты, на основании которых бухгалтерия начисляет и выплачивает работникам командировочные, путевые листы, используемые для определения транспортных издержек, расчета зарплаты водителей, личные карточки сотрудников, куда вносятся сведения о персонале и т.д.

Внутренние деловые бумаги упорядочивают взаимодействия между подразделениями фирмы, служат основанием для проведения операций в учетных программах. Они хранятся по установленным правилам и предоставляются контролирующим структурам (налоговой инспекции, инспекции по труду) по требованию.

2. Внешние

Это документация, поступающая в компанию от третьих лиц или создаваемая ответственными сотрудниками для предоставления контрагентам. Такие деловые бумаги отражают информацию о взаимодействии фирмы с внешним миром. К их числу относятся счета, полученные от поставщиков и подрядчиков, счета-фактуры, платежные поручения, выписки по счету из кредитных организаций и т.д.

Как правило, внешние бумаги составляются по унифицированным формам и содержат перечень обязательных реквизитов, обозначенных в законодательстве.

Классификация документов в бухгалтерском учете по назначению

В зависимости от целей формирования бухгалтерских документов они разделяются на три разновидности:

1. Распорядительные

Это бумаги, содержащие описание целей, функций, прав и обязанностей рядовых специалистов и руководителей, связанных с текущей деятельностью компании. Они формулируют задачу, но не являются подтверждением ее исполнения, поэтому не признаются основанием для формирования бухгалтерских проводок. Зато такие бумаги являются основанием для выдачи денег и иных ценностей.

К категории распорядительной документации относятся приказы о приеме на работу, чек на снятие наличности в банке, подписанный руководителем, платежка, направленная по системе Клиент-Банк, доверенность на получение товара и т.д.

2. Оправдательные (исполнительные)

Оправдательные документы в бухгалтерском учете подтверждают, что была совершена определенная бухгалтерская операция конкретным должностным лицом. Это деловые бумаги, на основании которых делаются проводки в учетной программе предприятия. Это банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные.

Для материально ответственных лиц исполнительная документация является подтверждением правомерности получения материальных ценностей, произведенных расчетов (кассовые чеки, авансовые отчеты).

3. Комбинированные

Совмещают характеристики оправдательных и распорядительных документов. Они являются поручением на осуществление хозяйственных операций и доказательством, что последние действительно были совершены. Такие бумаги позволяют оптимизировать бизнес-процессы компаний, упростить ход бухгалтерской обработки. К их числу относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетные листки сотрудников.

Типы документации в зависимости от порядка отражения информации

В зависимости от того, какой объем данных отражен в конкретных бумагах, они могут быть двух типов

«Первичка»

Это документы первого уровня в бухгалтерском учете. Это бумаги, отражающие факты хозяйственной жизни в момент их непосредственного совершения. Например, выдача денежных средств из кассы опосредуется оформлением расходного ордера, отправка средств контрагенту с расчетного счета – платежным поручением и банковской выпиской, отгрузка товаров – накладной, прем выполненных работ – актом и т.д.

«Первичка» оформляется по строго унифицированной форме и служит основанием для отражения операций в учетной программе. Бухгалтер осуществляет ее контроль на наличие необходимых реквизитов, соответствие законодательным нормам, целесообразность осуществленных расходов, а затем проводит дальнейшую обработку. Такие бумаги обязательно хранятся в архиве компании пять лет и предоставляются налоговикам при проверках.

Сводные документы

Это деловые бумаги второго уровня, обобщающие данные нескольких первичных документов, содержащие дополнительные сведения, необходимые для эффективного управления предприятием. Они формируются после совершения хозяйственных операций. Пример: отчет кассира, содержащий информацию по всем РКО и ПКО за день, товарный отчет, совмещающий данные из нескольких накладных.

Классификация по охвату хозяйственных операций

В зависимости от охвата документация разделяется на:

1. Разовую

Это закрывающие бухгалтерские документы, в которых содержится информация об одной или нескольких операциях, сделках, совершенных единовременно. Это чек, кассовый ордер, товарная накладная и т.д.

2. Накопительную

Документы такого типа формируются в течение заранее определенного временного интервала (например, месяца, квартала, года). Они включают сведения о многих однородных хозяйственных операциях и позволяют значительно уменьшить количество деловых бумаг в обороте фирмы.

Яркий пример накопительной документации – лимитно-заборная карта, дающая возможность контролировать отпуск материалов со складов в производственный цех, устанавливать необходимые ограничения.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Бухгалтерские документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. Носителями экономической информации они становятся в связи с тем, что посредством их осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности. Юридическую информацию они содержат, поскольку в них отражаются исчерпывающие представления о совершенном факте в деятельности хозяйствующего субъекта и обеспечение этих фактов доказательственной силой.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по двум основаниям: 1) экономическому – в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому – в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются: по назначению, отражению и охвату хозяйственных операций, количеству учитываемых позиций, месту составления и способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). С помощью комбинированных документов (кассовые ордера, авансовые отчеты) осуществляется несколько последовательных операций. Например, расходный кассовый ордер содержит подпись (распоряжение), указание распорядителя кредитов о выдаче денег и подтверждение об их выдаче из кассы и о получении (подпись кассира и получателя).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования), и накопительные, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающие однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.), а внешние – взаимоотношения предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет- фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е. исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Законодатель не делает различий в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст. 9 Закона № 402. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко применяются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

Одним из наиболее грубых нарушений, отрицательно влияющих на защитные функции бухгалтерского учета, является так называемая "инверсия", т.е. составление взаимосвязанных документов в обратной последовательности. Например, документы об оприходовании готовой продукции из цеха на склад (акт приемки-передачи, накладная внутрихозяйственного назначения, реестр сданной на склад готовой продукции и т.д.) составляются позднее и на основе накладных об отпуске этой же продукции покупателям, в результате чего появляется неучтенное количество готовой продукции на складе. При данном порядке изъятие ценностей на любом промежуточном этапе (на склад продукции) не вызовет недостачи или несоответствия в документах. Такое нарушение может рассматриваться как условие, способствующее совершению противоправных деяний.

2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер.
3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данных лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформившие документ.

Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы в зависимости от нарушенных требований можно разделить на три группы:

1) неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (подписи, даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету;
2) отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.). Данные документы отражают как незаконность содержания операции (передача материальных ценностей без законного основания), так и нарушения технологии учетной работы (отпуск товаров сверх указанного в накладных количества);
3) отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие "фиктивный документ" (от лат. fictio – вымысел) – это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется. Данный документ может быть изготовлен от имени как несуществующей организации, так и реально существующей. Он может быть зарегистрирован в сводном документе, но в действительности никогда не существовал. В связи с этим фиктивный документ не может рассматриваться как поддельный, поскольку нельзя подделать то, чего не существовало.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, они могут быть бестоварными или безденежными. Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

Оформление бестоварных документов может осуществляться с целью:

– представления подложных данных о фактическом расходовании сырья и материалов на производство с последующим их хищением;
– выдачи сторонним предприятиям и фирмам заведомо фиктивных документов для прикрытия их противозаконных действий;
– составления фиктивных или изменения подлинных документов в целях сокрытия недостачи материальных ценностей, образовавшейся вследствие хищения.

Безденежные документы могут использоваться подозреваемыми с целью сокрытия излишков и недостач.

При проверке документов представителями правоохранительных и контролирующих органов на предмет их подлинности необходимо учитывать, что они могут содержать в себе случайные ошибки (дату совершения хозяйственной операции, ее объем и др.), связанные с невнимательностью, неопытностью материально ответственного лица, а также незнанием им основ учетной работы.

Бухгалтерские документы имеют существенное значение при выявлении и расследовании преступлений экономической направленности в связи с тем, что являются носителями юридически значимой информации. Предпосылкой успешного использования различных бухгалтерских документов в предупреждении, обнаружении и раскрытии хищений, должностных и хозяйственных преступлений является знание работниками правоохранительных органов документооборота.

Целенаправленное исследование документов в юридической практике дает юристу представление о многообразии возможных нарушений связей между учетными документами и отраженными в них хозяйственными операциями, а также между самими документами; помогает разобраться в бухгалтерских документах, не прибегая к помощи специалиста-бухгалтера; позволяет целенаправленно осуществлять активную поисковую работу и реализовывать проверенные сведения о выявленных нарушениях либо в целях профилактики, либо для раскрытия преступления. Вместе с тем исследуемые юристом документы могут в дальнейшем являться объектом анализа при проведении документальной ревизии, аудиторской, налоговой проверки и судебно-бухгалтерской экспертизы.

Особое значение для юристов имеет умение выявлять признаки подлогов в учетных и бухгалтерских документах. Подлоги могут проявляться в виде несоответствия определенных действий участников кредитно-денежных сделок по времени, месту, отклонений от порядка осуществления учетных операций, установленного нормативными актами, нелогичности и нецелесообразности операции, несоответствия между различными экземплярами одного документа, несоответствия штампов и печатей названию предприятия, подчисток, исправлений и т.п.

Подложные бухгалтерские документы с позиции криминалистической практики делятся на два вида: фальсифицированные (измененные с помощью материального подлога) и содержащие заведомо ложные сведения (составленные посредством интеллектуального подлога).

Материальный подлог (подделка, фальсификация) означает внесение непосредственных изменений в реквизиты документа. Наиболее типичными видами данного подлога являются: подчистка, дописка, дорисовка, травление и смывание, техническая подделка подписи, подделка печатей и штампов.

Подчистка – механическое уничтожение отдельных записей, знаков, штрихов или реквизитов документов. При этом на месте первоначальных записей выполняются новые или к оставшимся штрихам дописываются отдельные элементы букв, цифр. Признаками подлога, на которые обращает внимание сотрудник милиции, являются: взъерошенность волокон и утончение слоя бумаги (на просвет), остатки штрихов первоначальных записей и их различие в цветовом оттенке, нарушение разлиновки на бухгалтерском документе.

Дописка, дорисовка – изменение первоначального текста документа путем внесения в него отдельных записей и слов. Дописка (допечатка) включает добавления слов и знаков. Ее признаками являются: нарушение интервалов между словами, строками, наличие записи на полях документа, цветовой оттенок чернил, которыми осуществлена дописка, неестественное расположение текста относительно линии строки. Дописки запятых могут производиться в графе "количество товара" (401 кг изменяется на 40,1 кг). О дорисовке отдельных элементов букв и цифр свидетельствуют извилистость штрихов, нестандартная конфигурация знаков (например, изменение цифры "5" па "6", "3" на "8", букв "с" на "о") и т.п.

Для выявления фактов дописки, дорисовки цифр, подделки почерка материально ответственных лиц в документах назначается почерковедческая экспертиза.

Травлением и смыванием уничтожается первоначальный текст, как правило, рукописных документов. Признаками данного способа являются: наличие расплывов красителя в штрихах текста, матовых, желтых пятен на отдельных частях документа. Документы, в которых имеются признаки травления, изымаются сотрудниками правоохранительных органов и направляются на исследование в экспертные учреждения, где с помощью люминесценции специалистами просматриваются зоны предполагаемого травления. При неполном травлении или смывании могут быть установлены фрагменты первоначальных записей.

Техническая подделка подписи производится путем ее перекопирования с другого документа. Признаками подделки являются извилистость штрихов, замедленный темп исполнения, следы остановок пишущего прибора, наличие карандашных штрихов подготовки подписи. В настоящее время очень часто встречаются факты подделки гарантийных писем (чаще всего подделки подписи главного бухгалтера, отказывающегося выдать гарантии вследствие плохого финансового состояния предприятия).

Подделка оттисков печатей и штампов производится нанесением оттисков печатями кустарного производства. Признаками могут являться нестандартность букв, различные расстояния между буквами и словами.

Другой вид подлога – интеллектуальный – характеризуется изготовлением документа, правильного по форме, но содержащего факты, полностью или частично не соответствующие действительности (отражение в расходных документах иного товара вместо фактически отпущенного, однако на такую же общую сумму, несоответствие титульного листа устава предприятия его фактическому содержанию и т.д.).

Например, руководитель межотраслевого объединения "Индустрия" изменил содержание законно зарегистрированных положения и устава возглавляемой им организации. Оставив титульный лист с гербовой печатью, он заменил текст, предусматривающий права созданной им организации, дополнив их правом создания, реорганизации и ликвидации объединений и предприятий. В результате этого должностного подлога он получил возможность регистрировать и создавать новые предприятия, обладающие правом юридического лица. При этом в банк он представил поддельные документы и открыл расчетные счета на ряд фиктивных предприятий.

С помощью интеллектуального подлога в документах отражаются ложные сведения об отдельных сторонах действительно совершенной хозяйственной операции. Искажение сведений чаще всего касается суммы денежных средств, количества, качества товара и др. Например, изменение суммы выданных по платежной ведомости денег путем ее завышения и занижение депонированной заработной платы. Лицо, совершающее данный подлог, заранее осведомлено о незаконности совершенной им хозяйственной операции.

Интеллектуальные подлоги устанавливаются проверяющими лицами при осмотре черновых записей, которые часто ведут материально ответственные лица. Наиболее эффективным приемом выявления данных подлогов является изучение документов и отраженных в них операций, содержания документов, копий или вторых экземпляров.

Признаками подложных документов являются:

– отсутствие у получателя материальных ценностей или наличие их в меньшем количестве, чем отпущено поставщиком;
– отсутствие платежного требования-поручения предприятия-поставщика об оплате стоимости каких-либо материалов;
– несоответствие данных в документах о движении материальных ценностей и товарно-транспортных накладных;
– несоответствие показателей в различных экземплярах одного и того же документа, находящихся у поставщика и покупателя;
– отсутствие транспортных документов (путевых листов), свидетельствующих о перевозке материалов;
– наличие у поставщика документов о расходе материалов, которые не были в приходе, и др.

Для выявления подложных документов в юридической и контрольно-ревизионной практике широко используются приемы проверки отдельного документа, включающие в себя формальную, нормативную и арифметическую проверки.

Формальная проверка – это внешний осмотр бухгалтерского документа, изучение и сопоставление его реквизитов.

Начальная стадия осмотра может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:

– отклонению от правил составления и оформления документов. Первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики;
– отсутствию каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т п.). Обязательные реквизиты документа находят закрепление в ч. 2 ст. 9 Закона № 402;
– наличию сомнительных реквизитов, свидетельствующих о признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок иных изменений цифровых и текстовых записей);
– наличию излишних реквизитов, что свидетельствует, как правило, о стремлении преступника придать документу наибольшую достоверность и силу. К их числу относятся различные пометки, посторонние записи на тексте документа, которые могут быть как напоминанием сущности совершенного подлога, так и сигналом для сообщников;
– несоответствию документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые и др.);
– противоречию между реквизитами документа. Противоречия бывают формальные, т.е. между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логические, проявляющиеся в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия вообще либо отдельно взятой хозяйственной операцией. Например, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, может не совпадать с его наименованием на печати либо дата па первичном документе указывает на праздничные и выходные дни, когда предприятие не работало.

Успех применения формальной проверки при выявлении признаков преступлений находится в прямой зависимости от знания юристами порядка заполнения бухгалтерских документов, слабых звеньев в учетном процессе, уязвимых хозяйственных операций, используемых подозреваемыми в своих корыстных целях; применения апробированных ревизионной практикой приемов распознавания доброкачественности документов.

Нормативная проверка заключается в изучении документа с точки зрения соответствия действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ГОСТам, ОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, размеру налогов и т.п., а также целесообразности отраженной в нем хозяйственной операции. Подобная проверка позволяет выяснить правомерность различных хозяйственных операций и установить факты нарушения различных правил, инструкций. Например, незаконный зачет пересортицы товаров, правильность применения норм естественной убыли к отдельным видам товаров, превышение лимита остатков наличных денег в кассе и др.

Существуют объективные ограничения использования нормативной проверки работниками правоохранительных органов. Они связаны с наличием большого числа действующих правил оформления различных учетных документов. При этом наряду со знаниями бухгалтерского учета очень часто возникает необходимость изучения нормативного материала, относящегося к технологии, товароведению, налогообложению, экономике и др.

Арифметическая (счетная) проверка заключается в установлении правильности сделанных в документе подсчетов итоговых сумм. С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным строчкам (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме – и в количественном, натуральном, и в стоимостном выражении). Такая проверка также позволяет установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.

Этот метод наиболее часто применяется в сочетании с другими приемами контроля, что позволяет не только осуществить счетную проверку бухгалтерской отчетности и балансов, но и изучить состояние расчетных взаимоотношений с налоговыми органами но налоговым платежам, с банками по кредитованию, а также другими организациями по различным счетам.

Совершающиеся в процессе деятельности организаций хозяйственные операции разнообразны по своему содержанию. Этим обуславливается различие форм и содержания документов, которыми оформляются хозяйственные операции. Различия в документах вызываются также способами их оформления и последующей обработки в учетном процессе.

Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам (таблица 5.2).

Таблица 5.2 - Схема классификации бухгалтерских документов

классификации	документа	Характеристика
По назначению	Распорядительные		Доверенность на получение материальных ценностей, чек на получение денег с расчетного счета
	Оправдательные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции, отражая ее исполнение лицом, предоставившим такой документ	Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер, авансовый отчет
	Комбинированные	Сочетают разрешительный и оправдательный характер. Их использование позволяет сократить количество документов, упростить и ускорить процесс бухгалтерской обработки информации	Расходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта, расчет заработной платы за время отпуска
По месту составления	Внутренние	Составляются и используются для оформления хозяйственных операций, совершаемых внутри организации	Кассовые ордера, платежные ведомости товарные отчеты
По месту составления		Поступают от других организаций или направляются из данной организации в другие организации	Счет-фактура поставщика, платежное поручение
По степени обобщения информации	Первичные	Составляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания	Кассовые ордера, платежные требования, платежные поручения
По степени обобщения информации		Составляются для обобщения информации о хозяйственных операциях, оформленных ранее первичными документами	Кассовый отчет, авансовый отчет товарно-денеж-ный отчет

Окончание таблицы 5.2

классификации

документа

Характеристика

По способу охвата

операций

Необходимы для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно

Товарно-транс-портная накладная, приходный кассовый ордер

Накопительные

Служат для регистрации и накапливания данных по однородным хозяйственным операциям, совершаемым в разное время в течение определенного периода

Отчет о движении товаров по складу, заборный лист, лимитно-заборная карта

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) по назначению;

2) месту составления;

3) степени обобщения информации;

4) способу охвата операций.

По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, документы бухгалтерского оформления и нормативные.

К распорядительным документам относятся письменные распоряжения уполномоченных лиц на выполнение определенных хозяйственных операций: приказы, распоряжения, записки о приеме и увольнении с работы, об отпуске и др. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операций, подтверждают их выполнение и составляются в момент совершения операции. К ним относятся различные ведомости по заработной плате, акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счета, платежные требования на отпущенную продукцию и др.

Чаще всего на практике применяются комбинированные документы, которые объединяют признаки распорядительных и оправдательных. Они содержат распоряжения на совершение хозяйственных операций и удостоверяют факт их выполнения. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования и накладные на отпуск материалов, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет, наряды и др.

Так, например, требование на отпуск материалов содержит не только количество затребованного материала и подписи лиц по строке "Затребовал" и "Разрешил", но и фактическое количество отпущенного материала и подписи лиц по строкам "Отпустил" и "Получил". Аналогичным комбинированным документом является и наряд на сдельные работы, где указывается не только заданная работа и ее объем, но также и фактическое исполнение задания с соответствующими подписями и показателями.

К отдельной группе относятся документы бухгалтерского или учетного оформления (комбинированные).

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. Они составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных документов и предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет амортизации основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.

К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются на том предприятии (организации, учреждении), где произошла (совершилась) хозяйственная операция (приходный кассовый ордер). Эти документы не выходят за пределы организации.

Внешние документы поступают от других организаций (извне) и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, платежное требование о перечислении денег за отпущенную продукцию, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По степени обобщения информации бываютпервичные и сводные документы.

Первичные документы отражают факт совершения отдельных хозяйственных операций и составляются в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа служит приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относят авансовый отчет, который заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом, расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных первичных данных об операциях.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

К разовым относятся документы, отражающие, как правило, одну хозяйственную операцию. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Примером таких документов служат требования, кассовые ордера, денежные чеки, накладные и др.

Накопительные или многоразовые первичные документы служат для отражения многократно повторяющихся однородных операций, отличающихся только датой и количественными показателями. Эти переменные данные по операциям записываются в документ по мере их осуществления и подтверждаются подписями участников или другим установленным способом. Окончательное оформление документа и передача его в бухгалтерию осуществляются в установленное время, но, как правило, не позже конца месяца.

Такими документами являются лимитно-заборные карты или ведомости на отпуск материалов, маршрутные карты по обработке партии деталей и начислению по ней заработной платы, ведомости учета выработки и др. Накопительные документы экономят время и бумагу на оформление операций, но ограничивают время при обработке их в конце месяца, а также затрудняют группировку (расчленение) информации.

Кроме названных, существует еще целый ряд классификационных признаков для группировки документов.

По виду материальных носителей информации документы делят на традиционные (бумажные) и машинные (технические). Машинные носители информации, наряду с огромными достоинствами в обработке и записи данных, имеют и ряд недостатков, например, для их визуального просмотра и расшифровки необходимы специальные устройства-дисплеи, автоматические печатные устройства, датчики и др. Нет надежных способов подтверждения данных типа печати и подписей лиц, способов защиты в виде бланков, выполненных на специальной бумаге, надежного хранения и т. п. Тем не менее, благодаря этим носителям и современной счетной технике в бухгалтерском учете и других сферах деятельности человека в настоящее время происходит поистине революционный переворот, а в бухгалтерском учете наступает "эра безбумажной бухгалтерии".

По степени использования техники различают документы, заполненные вручную, машинным способом и полученные автоматически.

Документация является основой учета, поэтому от того, как организован первичный учет и каково качество бухгалтерских документов, зависят своевременность и точность отражения хозяйственных операций, последующее принятие управленческих решений и в конечном счете результаты деятельности организации.

Путями совершенствования первичного учета и бухгалтерских документов являются:

1) унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единой структуры документов и форм их носителей для различных отраслей национальной экономики (например, кассовые ордера, банковские документы и др.);

2) стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;

3) автоматический съем первичных данных;

4) широкое применение вместо бумажных технических носителей, терминалов, видеозаписей;

5) сокращение количества документов, не несущих полезных данных для управления;

6) освобождение документов от производственных показателей;

7) изъятие постоянных реквизитов и использование базы данных (БД) и распределенной базы данных (РБД);

8) введение показателей, необходимых для контроля, анализа.

Поиск Лекций

Тема: Документация и инвентаризация,электронный документооборот.

1В. Документация и документооборот.

2В. Понятие об инвентаризации и её виды.

3В. Выявление результатов инвентаризации и порядок отражения их в бухгалтерском учете.

В. Документация и документооборот.

Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.

Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.

Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете» .

Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы могут оформляться по унифицированным формам , разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

1) Наименование первичного документа;

2) Дата составления;

4) Сумма;

5) Подписи лиц, составивших документ.

Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.

В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:

1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).

2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.

С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.

Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет ! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет .

На предприятии разрабатывается график документооборота . Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).

Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются .

В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

1. По назначению:

· Распорядительные документы – содержат приказ , распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций . Основное назначение такого документа — передача указаний непосредственным исполнителям .

· Оправдательные документы — удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета . Такими документами являются приходные и расходные ордера , накладные , различные акты , кассовые чеки и др.

· Комбинированные документы — сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты .

Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета .

Классификация бухгалтерских документов

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям , которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

· Документы учетного оформления — составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости , расчеты , бухгалтерские справки и ордера .

Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета , действующих положений и инструктивных указаний.

2. По порядку составления:

· Первичные документы — оправдательные документы , которыми оформляются все хозяйственные операции , проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет . К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные , приемо-сдаточные акты , наряды , квитанции и т.п.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации , от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером .

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами , подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

· Сводные документы — вторичные бухгалтерские документы , составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы , группировочные ведомости , ведомости распределения расходов , отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.

3. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций:

· Разовые документы — Документы о хозяйственных , финансовых операциях, составляемые однократно сразу же после завершения операции: приходный и расходный ордера , акты , требования , накладные .

· Накопительные документы сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления.

4. По месту составления:

· Внутренние документы — документы, составленные на данном предприятии;

· Внешние документы — поступают от других предприятий.

5. По качественным признакам:

· Полноценные документы — составлены по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию;

· Неполноценные документы — не удовлетворяющие вышеперечисленным требованиям.

6. При применении сложной вычислительной техники бухгалтерские документы подразделяются по степени механизации учета на документы, составленные полностью или частично механизированным способом, а также заполняемые вручную.

Данные из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры – это таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, на основании первичных документов.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Понятие и виды бухгалтерских документов.

4.3. Понятие и виды бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum –доказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитаемых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Бухгалтерский документ: а) отражает факт совершения хозяйственной информации; б) служит основанием для отражения операций на счетах; в) является средством предупреждения хищений товарно-материальных ценностей.

Виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной информации):

1. Первичные учетные документы.

В соответствии со ч.1. ст.9 ФЗ №129 на их основании ведется бухгалтерский учет. К ним относятся: накладные, акты приема-передачи, расходные и приходные кассовые ордера; поручения, счета-фактуры, лицевые счета и др.

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Основные требования , предъявляемые к первичным учетным документам:

· должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

· составлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания;

· исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

· заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Не допускается внесение поправок в первичные документы, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Составляемые первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, и иметь для придания им юридической силы соответствующие реквизиты. При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр-образец – общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30-2003).

Реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимее) являются сведения о хозяйственно-финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов относятся:

— наименование документа (накладная, акт, счёт-фактура, расходный кассовый ордер и т.п.);

— место и дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном измерении);

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, печать; печать; эмблема организации, визы, отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления. Исправления не допускаются: 1) в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга); 2) в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

1. Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помощью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей группируется в определенные формы и характеризует финансово-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный период.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за исключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»): а) бухгалтерский баланс (форма № 1);отчет о финансовых результатах (форма № 2);отчет о движении капитала (форма № 3);отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); аудиторское заключение (если организация подлежит обязательному аудиту); пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 15 ФЗ №129. Организации за исключением бюджетных и общественных организаций, обязаны предоставлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую — в течение 90 дней по окончанию года, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по следующим основаниям : 1) экономическому — в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому — в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются по: а) назначению; б) отражению и охвату хозяйственных операций; в) количеству учитываемых позиций; г) месту составления; д) способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов, как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). Комбинированные документы характеризуются тем, что с их помощью осуществляется несколько последовательных операций (кассовые ордера, авансовые отчеты).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования) и накопительные документы, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающих однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.). Внешние документы связаны с взаимоотношением предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет-фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е.

Классификация документов в бухгалтерском учете

исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Компьютерное оформление бухгалтерских документов в настоящее время получила широкое распространение. В статье 3 ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» закреплено, что «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Из определения следует, что законодатель не ставит разграничений в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ №129. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты и используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации должен обеспечивать главный бухгалтер.

3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данные лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформивших документ.

Недоброкачественные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на три группы:

— неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету.

— отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

— отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ» (от лат. fictio — вымысел) — это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, то они могут быть бестоварными или безденежными.

Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Классификация бухгалтерских документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать .

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

по назначению;
по содержанию хозяйственных операций;
по порядку составления;
по способу отражения;
по числу учитываемых операций;
по месту составления;
по способу заполнения;
по основанию носителя.

По назначению:

— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

— исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

— комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

— материальные документы отражают движение товарно-материальных ценностей.

— расчетные документы по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.

— денежные документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.

По порядку составления:

— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

— сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения:

— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По числу учитываемых операций:

— односторонние документы содержат одну учетную позицию.

— многосторонние содержат две и более учетных позиций.

По месту составления:

— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По способу заполнения:

— документы , составленные ручным путем, заполняются вручную.

— документы , выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

По основанию носителя: бумажный и машинный.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета:

1 уровень. Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).

2 уровень. Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).

3 уровень. Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.

4 уровень. Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).

Учетная политика предприятия – приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Лимитно заборная карта в строительстве м 28

Рентабельность